Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Caplan Oy on automaation ja mekaniikan alan asiantuntijayritys. Palveluidemme tuottamiseksi ja asiakkaidemme palvelemiseksi, keräämme tarpeellista tietoa asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöistä. Keräämme ja käsittelemme tietoja vain ennalta määriteltyjen tarkoitusten mukaisesti. Tietosuoja on meille tärkeä, ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä aina voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

 

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mitä tietoja keräämme, miten niitä käytämme ja suojaamme, sekä mahdollisuuksistasi vaikuttaa itseäsi koskevien tietojen käyttöön. Pyydämme sinua tutustumaan tähän tietosuojaselosteeseen. Mikäli sinulla on kysyttävää tietosuojakäytänteistämme tai haluat käyttää tietosuojaan liittyviä oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse tai kirjeitse.

Mitä henkilötietoja keräämme ja kuinka ne keräämme?

Caplan Oy:n markkinointi-, asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterit sisältävät tietoja asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöistä. Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään esim. yhteydenottojen myötä, asiakassuhdetta perustettaessa tai yhteistyökumppanuutta solmittaessa. Saatamme kerätä tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä.

 

Keräämme tietoa myös verkkosivuvierailijoiden käyttäytymisestä siihen tarkoitetuilla työkaluilla, kuten Google Analyticsillä. Näiden tietojen avulla voimme kehittää verkkosivustoamme ja pystymme tarjoamaan verkkosivukävijöille laadukasta sisältöä sekä oikein kohdennettua markkinointia. Pääosa verkkosivustomme käyttöön liittyvistä automaattisesti kerättävistä tiedoista tallentuu vain väliaikaisesti. Voit estää evästeisiin perustuvan automaattisen tietojen keräämisen kytkemällä evästeet pois käytöstä selaimesi asetuksista.

 

Evästetiedot ja peruuttaminen:

 

 

Annettu suostumus evästeisiin voidaan peruuttaa selaimen asetuksista. Alla linkkejä ohjeisiin evästeiden hallinnoimiseksi ja poistamiseksi eri selaimista.

 

 

Tietoja, joita keräämme ovat:

 

  • Perustiedot, kuten
  • Yhteyshenkilön nimi ja asema
  • Sähköpostiosoite
  • Matka- ja/tai muu puhelinnumero
  • Postiosoite
  • Palveluiden käytön yhteydessä saatavia tietoja ovat
  • IP-osoitetiedot/muu tunniste
  • Verkkopalveluiden käytöstä kerätyt tiedot
  • Evästeiden kautta kerätyt tiedot
  • Sosiaalisten medioiden kautta saadut tiedot

Missä tarkoituksissa käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on Caplan Oy:n asiakassuhde tai yhteistyösuhde yritykseen tai muuhun yhteisöön, jonka palveluksessa rekisteröity on, ja siihen liittyvä oikeutettu etu asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitamiseksi ja markkinoinnin kohdentamiseksi. Tietoja voidaan käsitellä myös rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella. Henkilötietoja kerätään ja käsitellään seuraavien käyttötarkoitusten mukaisesti.

Asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito

Käsittelemme tietoja asiakkuuksien hallinnan yhteydessä. Asiakkuuksien hallintaan kerättäviä tietoja ovat mm. palveluiden toimittamiseen liittyvät tiedot, laskutukseen liittyvät tiedot tai muussa yhteydenpidossa tarvittavat tiedot.

Palveluiden tuottaminen ja kehittäminen

Saatamme tarvita henkilötietojasi palveluiden tuottamisen yhteydessä. Esimerkiksi osa käyttämistämme palveluista saattavat vaatia henkilökohtaista kirjautumista palveluun. Käytämme tietoja ja evästeitä myös palveluidemme kehittämiseen.

Viestintä ja markkinointi

Voimme käsitellä henkilötietojasi myös viestinnän ja markkinoinnin tarkoituksiin, kuten mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin kohdentamiseen. Rekisteröidylle voidaan, hänen työtehtävänsä perusteella, lähettää yritykselle tai muulle yhteisölle suunnattua suoramarkkinointia, ellei rekisteröity ole sitä kieltänyt.  Käytämme myös evästeitä markkinoinnin oikeanlaisessa kohdentamisessa. Näiden tietojen avulla voimme esimerkiksi näyttää omissa kanavissamme sisältöjä, jotka perustuvat aikaisempiin kiinnostuksen kohteisiisi.

Toimittaja- ja yhteistyökumppanit

Toimittaja- ja yhteistyökumppaneiden osalta tietojen pääasiallinen käyttötarkoitus on toimittaja- ja päämiessuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon, yhteistyöhön ja yhteistyön koordinointiin, viestintään, laskujen maksamiseen ja muiden velvoitteiden noudattamiseen sekä toimittajien arviointiin ja palautteen antamiseen.

Rekrytointi

Työhakemuksien mukana saatavia henkilötietoja käsitellään vain tarpeen mukaisesti. Rekrytointiprosessin päätyttyä kerätyt henkilötiedot ja hakemukset tuhotaan, jollei hakija ole erikseen antanut suostumusta tietojen säilyttämiseen tulevia rekrytointeja varten.

Kuka henkilötietojasi käsittelee?

Henkilötietojasi käsittelevät Caplan Oy:n työntekijät, joiden tehtävät liittyvät henkilöstöhallintoon, markkinointiin, myyntiin ja asiakas- tai yhteistyösuhteen hoitoon. Henkilökuntamme on koulutettu turvalliseen tietojen käsittelyyn.

 

Käytämme henkilötietojesi käsittelyyn myös luotettuja palveluntarjoajia, joille henkilötietojasi voidaan siirtää. Tällaiset palveluntarjoajat tarjoavat meille palveluita, kuten tietojenkäsittely- sekä muita tietotekniikka- ja analytiikkapalveluita. Emme salli palveluntarjoajien käyttää henkilötietojasi tai luovuttaa niitä mihinkään muuhun tarkoitukseen, kuin tarjotakseen palveluita puolestamme. Kaikkien käyttämiemme palveluntarjoajien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

Kuinka turvaamme henkilötietosi?

Säilytämme tietoja pääosin sähköisesti palveluntarjoajamme palvelimilla. Palvelimet on suojattu salasanoin ja käyttäjäkohtaisin tunnuksin. Palvelimiin on pääsy vain tarkoin määritellyillä henkilöillä.

 

Keräämämme ja käsittelemämme tiedot suojataan huolellisesti, eikä niitä luovuteta ulkopuolisille, mutta niitä voidaan siirtää käsiteltäväksi luotetuille palveluntarjoajille. Fyysisiä henkilötietoja sisältäviä dokumentteja, kuten allekirjoitettuja sopimuksia, säilytämme lukitussa, valvotussa tilassa olevassa lukitussa kaapissa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsy.

Kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi?

Emme myy henkilötietojasi, ja luovutamme tietojasi vain siten, kuin tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

 

Mikäli päätämme strategisista tai muista liiketoiminnallisista syistä myydä tai siirtää liiketoimintamme kokonaan tai osittain, voimme osana tällaista myyntiä tai siirtoa välittää keräämiämme ja säilyttämiämme tietoja, mukaan lukien henkilötietojasi sisältäviä asiakastietoja, kenelle tahansa, joka on osallinen liiketoiminnan myynnissä tai siirrossa.

 

Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi, mikäli katsomme sen olevan tarpeen sovellettavan lain, säädöksen tai viranomaisen pyynnön seurauksena.

Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?

Henkilötietojasi käsitellään pääasiassa Euroopan unionin alueella. Käytämme kuitenkin suoramarkkinoinnissa ja viestinnässä myös yhdysvaltalaisia palveluntarjoajia, kuten Microsoft, jolloin henkilötietojasi siirtyy Euroopan unionin ulkopuolelle. Henkilötietojesi suojaamiseksi ja oikeuksiesi turvaamiseksi, käyttämämme palveluntarjoajat ovat hakeutuneet EU:n ja USA:n välisen Privacy Shield -järjestelyn sertifioinnin piiriin ja sitoutuneet noudattamaan omalta osaltaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Säilytämme keräämiämme henkilötietojasi vain niin kauan, kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämää tai lain nojalla sallittua. Poistamme rekisteriin tallennetut tietosi, kun palvelusuhteesi asiakkaanamme päättyy tai tehtäväsi muutoin vaihtuvat niin, ettei henkilötietojesi käsittelylle ole enää perustetta.

Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, poistoa tai täydennystä. Luotettavan tunnistamisen varmistamiseksi, saatamme tietyissä tilanteissa edellyttää, että oikeuksiesi käyttämistä koskevat pyynnöt tulee esittää henkilökohtaisesti toimipaikassamme tai omakätisesti allekirjoitetulla asianmukaiset tunnistetiedot sisältävällä kirjeellä. Vastaamme tarkastuspyyntöihin kirjallisesti.

 

Sinulla on myös oikeus kieltää antamiesi tietojen käyttö suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin. Jos olet antanut meille luvan lähettää sinulle markkinointiviestintää, voit myöhemmin kieltäytyä viestinnästä viesteihin sisällyttämiemme ohjeiden mukaisesti.

 

Pyrimme aina ratkaisemaan henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset suoraan rekisteröidyn kanssa, rekisteröidyn kaikkia oikeuksia kunnioittaen. Mikäli olet kuitenkin tyytymätön suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyyn, sinulla on oikeus saattaa asia tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.

 

Rekisterinpitäjä:

 

caplan@caplan.fi
Caplan Oy (Y-2123742-9)
Päivölänkatu 38,
60120 Seinäjoki